Você sente receio ao acessar sua conta bancária pelo computador? Tem total confiança em enviar informações sigilosas da sua empresa pela internet? Hoje em dia, é comum que a apreensão com a segurança das informações compartilhadas em ambiente virtual tire o sono de muitas pessoas. Afinal, vivemos em um cenário em que as fraudes, principalmente relacionadas a transações eletrônicas, são recorrentes.
No entanto, já existe uma solução eficaz para esse problema: o certificado digital. Além de reforçar a segurança das informações enviadas virtualmente, o certificado digital permite, por exemplo, consultar na íntegra processos judiciais, a assinatura de prontuários médicos e a realização de transações como investimentos, empréstimos e transferências.
Levando em consideração esse contexto, reunimos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre certificado digital. Continue a leitura para tirar as suas dúvidas e aproveitar ao máximo as informações que compilamos neste guia completo! Acompanhe!
Afinal, o que é um Certificado Digital?
O certificado digital é um documento que identifica, por meio de uma autenticação forte, uma pessoa física ou jurídica, garantindo a segurança em todas as transações online. Ou seja, o certificado digital confere a um arquivo eletrônico autenticidade, segurança, controle sobre as informações e validade jurídica.
Todo documento eletrônico assinado digitalmente por um certificado digital, tem validade jurídica e substitui o seu correspondente em papel. A Receita Federal já disponibiliza também vários outros serviços por meio do portal e-CAC, cujo acesso é feito com o certificado digital.
Os serviços disponibilizados estão reunidos nos seguintes grupos:
• cadastros — consulta e atualização de informações;
• declarações — download e consulta a informações transmitidas;
• cobrança e fiscalização — acompanhamento dos processos em andamento e consulta a débitos;
• restituição e compensação — acompanhamento de pedidos.
Além disso, com o certificado digital é possível assinar o DBE (documento básico de entrada), consultar processos digitais e ter acesso à caixa postal eletrônica, que é um canal de comunicação por onde a Receita envia avisos e informações fiscais, caso o contribuinte opte pelo DTE (Domicílio Tributário Eletrônico). Ou seja, os certificados digitais já estão mais presentes em nosso dia a dia do que podemos imaginar.
Para que serve o Certificado Digital?
A certificação digital traduz o que há de mais moderno em termos de segurança para proteger informações compartilhadas nos ambientes virtuais. Sua tecnologia é desenvolvida especificamente para proporcionar a autenticidade, confidencialidade e integridade das informações.
Os certificados digitais existem para facilitar a vida das pessoas e evitar que se perca tempo com assuntos que poderiam facilmente ser resolvidos online, como a assinatura de documentos, por exemplo. Assim, em vez de colher a assinatura de diversas pessoas, enfrentar filas em cartório e ainda ter que lidar com vários gastos, com o certificado digital, é possível ficar livre da burocracia sem nem mesmo sair do escritório, e de maneira muito mais segura.
As principais atividades que podem ser facilmente substituídas pela certificação digital são:
• assinatura de documentos;
• realização de transações bancárias;
• envio de declarações da empresa;
• assinatura de notas fiscais;
• login em ambiente virtual com segurança;
• entre outros.
A assinatura eletrônica é obrigatória para empresas que emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e), uma vez que confirma a autenticidade de declarações e documentos. Ou seja, se a lei prevê a necessidade da emissão da nota fiscal eletrônica para o seu negócio, antes de qualquer coisa, você precisa contar com um certificado digital.
Quem precisa de Certificação Digital?
Todas as pessoas físicas e jurídicas que desejam realizar determinadas transações online de maneira segura, simples e autenticada devem contar com um certificado digital. Todavia, é preciso ter em mente que essa nem sempre é uma escolha. Em alguns casos, o uso é obrigatório, como ocorre com as empresas inscritas nos regimes tributário de lucro presumido e lucro real. Como elas são obrigadas a emitir NF-e, consequentemente, necessitam de um certificado digital.
Separamos alguns casos para você compreender um pouco melhor cada um e verificar se o uso do certificado é ou não necessário.
Empresas de lucro presumido
Como a maioria das declarações mensais e anuais exigidas pela Receita Federal só podem ser realizadas com o uso do certificado digital, ele se torna indispensável para as empresas de lucro presumido.
Empresas com funcionários
Por mais que não seja obrigatório em todos os casos, o uso do certificado se faz necessário para enviar declarações com dados sobre os colaboradores, exigidas pela Previdência Social e Caixa Econômica Federal, o que leva as empresas com funcionários a precisarem de um certificado digital.
Microempreendedor individual (MEI)
Embora em alguns estados brasileiros não seja obrigatória a emissão de nota fiscal eletrônica pelos microempreendedores individuais (MEI), os inscritos nesse modelo podem optar por utilizar o certificado digital. Caso essa seja a opção, é preciso verificar se há a necessidade de uma inscrição estadual para emitir esse tipo de nota e se ele é permitido pela legislação do estado.
Quais são os Certificados Digitais?
Existem alguns tipos de certificados digitais disponíveis. Embora todos eles sirvam para substituir uma assinatura, cada um é utilizado para um propósito diferente. Para ficar um pouco mais fácil o entendimento sobre cada um, relacionamos a seguir os principais. Confira!
e-CNPJ
O e-CNPJ é utilizado para assinar digitalmente em nome da empresa os documentos que antes eram produzidos em papel e caneta. Com ele, você autoriza o contator a entregar documentos para a Receita, informa ao INSS dados sobre os funcionários, entre outras atividades. Esse tipo de certificado prova que quem está assinando digitalmente os documentos é a empresa.
e-CPF
O e-CPF tem a mesma função que o e-CNPJ, mas é utilizado por pessoas físicas. Esse tipo de certificado permite que o cidadão assine de forma virtual qualquer documento com validade jurídica, de forma muito mais prática e eficaz. A maior vantagem dele é a economia de tempo, já que proporciona a facilidade de resolver em minutos questões burocráticas que antes levariam horas.
Quais as diferenças entre o A1 e A3?
Cada um desses dois tipos de certificados apresenta inúmeras vantagens, que devem ser levadas em consideração no momento de escolher o modelo mais adequado para sua empresa. Pensando nisso, reunimos as principais características de cada um deles para que você faça a melhor escolha. Confira!
O certificado digital A1 é um software instalado diretamente no computador em que vai ser utilizado. Ele tem validade de 1 ano e exige que a senha seja digitada uma única vez durante a instalação do arquivo — em cada máquina instalada —, sem precisar repetir o processo a cada atividade a ser realizada, como emissão de notas fiscais, entre outras. O certificado é armazenado na máquina em que é instalado.
Algumas das vantagens mais procuradas nesse tipo de certificado são as seguintes:
• por se tratar de apenas um arquivo, está livre de desastres naturais, roubos e extravios;
• não é necessário informar a senha para outras pessoas que forem utilizar;
• pode ser utilizado em diversos dispositivos, como smartphones, notebooks e tablets, facilitando os processos na correria do dia a dia;
• não depende de um dispositivo fixo, ou seja, se você estiver ausente e outra pessoa precisar acessar as informações, é possível fazer isso de outro computador com o arquivo instalado.
Já o certificado digital A3 é um arquivo armazenado em um dispositivo móvel, que pode ser um smart card (cartão com chip) ou um token (parecido com um pendrive). Pode ser emitido tanto para pessoa física quanto jurídica e a validade pode chegar a 5 anos. O dispositivo deve estar sempre em posse de quem for acessar as informações, assim como a senha, já que é necessário inseri-la sempre que alguma transação for realizada.
Algumas das vantagens mais buscadas ao optar por esse tipo de certificado são as seguintes:
• trata-se de um armazenamento em dispositivo móvel — smart card ou token;
• por ser portátil, pode ser levado para qualquer lugar;
• é um dispositivo único e exige o uso de senha, então, não há o risco de as informações serem utilizadas sem a sua permissão;
• é inviolável e conta com elevado nível de segurança, ou seja, não pode ser extraído ou copiado para qualquer outro tipo de mídia;
• sua validade pode chegar a até 5 anos.
Qual é a melhor opção?
A escolha do certificado depende basicamente da necessidade do usuário. É preciso avaliar quantas pessoas precisarão ter acesso, em quantas máquinas será utilizado, se o cliente tem a necessidade de acessá-lo em diversos locais, entre outros pontos que precisam de uma análise minuciosa para definir a melhor opção.
Pensando nisso, reunimos a seguir os principais pontos de cada tipo de certificado que devem ser observados para que você faça a melhor escolha. Confira!
Uso por pessoas não autorizadas
Quando há a necessidade de usar o certificado em diversas máquinas, alguns pontos devem ser observados. O certificado A1, por exemplo, uma vez instalado, pode ser utilizado por qualquer pessoa em posse do computador em questão, já que não há a necessidade de digitar a senha a cada operação. Isso em alguns casos pode acabar comprometendo a segurança dos dados.
Em contrapartida, o certificado A3, apesar de ficar vulnerável a certos riscos, como perda, extravio, avarias e desastres naturais, por se tratar de um dispositivo móvel, mesmo que por acidente fique em posse de alguém não autorizado, não tem o risco de ser indevidamente utilizado, pois exige a digitação da senha em todas as transações que forem realizadas. Além disso, se a senha for digitada erroneamente 3 vezes, o equipamento é imediatamente bloqueado, o que reforça ainda mais a sua segurança.
Tempo de validade
Embora do certificado A3 apresente um valor aquisitivo maior, sua validade pode chegar a 3 anos. Ou seja, quando avaliamos o valor pago pela quantidade de tempo em que ele poderá ser usado, a vantagem observada é maior.
Em relação a isso, o certificado A1 só é considerado mais vantajoso se houver a necessidade de realizar determinadas alterações de informações sobre a empresa ou representante legal, pois nesses casos é necessário descartar o certificado em uso e adquirir um novo, desprezando todo o tempo de validade que ainda pode restar.
Para deixar um pouco mais claro, listamos as mudanças que podem ou não ser feitas sem comprometer a funcionalidade do dispositivo.
Não invalidam o certificado digital:
• alteração de endereço;
• alteração em filiais (abertura, exclusão, mudança de endereço, etc.);
• alteração de quadro societário, exceto representante legal;
• alteração de cláusulas do contrato social;
• alterações cadastrais nas Juntas Comerciais.
Invalidam o certificado digital:
• alteração do representante legal da empresa;
• alteração do CPF ou data de nascimento do representante legal;
• alteração de CNPJ da empresa.
Segurança
Um dos maiores motivos ao optar pelo Certificado Digital, é a segurança proporcionada por ele. Mas afinal, qual é o mais seguro?
Se em um escritório de contabilidade os computadores são de uso coletivo ou não precisam de senha de acesso, por exemplo, o certificado A1 pode não ser a melhor opção, tendo em vista que ele poderá ser usado por qualquer um sem a necessidade de identificação. Outro cenário que causa preocupação é em caso de furto de máquinas, situação em que qualquer um pode ter acesso às funcionalidades até que o certificado seja cancelado.
Nesse caso, a melhor opção seria o A3, já que é preciso estar com o dispositivo em posse para realizar qualquer transação e a senha é exigida a cada vez que é utilizado. Além disso, é possível que apenas uma pessoa desfrute de suas funcionalidades por vez, justamente pela necessidade de inserir o dispositivo na máquina que estiver em uso.
Como comentamos anteriormente, caso a senha de acesso seja digitada erroneamente por 3 vezes, o dispositivo é imediatamente bloqueado, reforçando sua segurança.
Como fazer a solicitação, renovação e revogação?
Tanto a emissão, quanto a revogação e renovação do certificado digital deve ser realizada por uma empresa especializada e autorizada pelo ICP-Brasil. Essas empresas são denominadas Autoridade Certificadora.
Confira o que deve ser feito em cada um dos casos:
• Solicitação de Certificado — recorra a uma das Autoridades Certificadoras para realizar o preenchimento e envio da solicitação de certificado;
• Renovação de Certificado — solicite na própria página da autoridade certificadora, dentro do período de validade, a renovação do certificado e-CNPJ ou e-CPF;
• Revogação de Certificado — acesse a página de revogação da Autoridade Certificadora, responsável pela emissão do certificado digital, e solicite a revogação. O certificado perde a validade imediatamente após essa solicitação e não há como reativá-lo.